Uso responsable de la IA: Experiencia Banco de España

Resumen

La evolución del documento en papel hacia el documento electrónico ha transformado los procesos de gestión documental, permitiendo la automatización, el uso de metadatos y la integración entre sistemas. Sin embargo, esta transición también ha generado retos, como la sobreproducción documental y la falta de organización, que pueden comprometer la eficiencia y el cumplimiento normativo de una organización.

Aunque la gestión documental ya llevaba tiempo incorporando automatización y formas tradicionales de inteligencia artificial centradas en tareas repetitivas y documentos estructurados, la llegada de la inteligencia artificial generativa ha supuesto un salto cualitativo. Esta nueva tecnología amplía de manera notable las capacidades de análisis, comprensión y producción de contenidos, lo que abre oportunidades significativas para el ámbito documental.

Su uso debe alinearse con el reglamento europeo de Inteligencia artificial, que establece un marco regulatorio basado en niveles de riesgo y exige transparencia, gobernanza, supervisión humana y protección de derechos fundamentales. La adopción responsable implica evaluar impactos, documentar procesos y mitigar riesgos como sesgos o usos indebidos.

Para aplicar IA generativa de forma eficaz, es imprescindible disponer de una gestión documental robusta: información bien organizada, metadatos coherentes y repositorios estructurados que garanticen calidad, precisión y contexto. Esto permite transformar información dispersa en conocimiento estratégico y mejorar la toma de decisiones.

El gestor documental COSMOS del Banco de España ejemplifica esta visión, ofreciendo una plataforma unificada y ordenada. Su integración con IA generativa permitirá asistentes conversacionales, apoyo en tareas complejas, redacción, análisis y transformación de documentos, siempre con la premisa de que la IA no sustituye el criterio humano, sino que lo complementa para aumentar la eficiencia y facilitar el trabajo diario.